تسعى الشركات في جميع أنحاء العالم جاهدة لحماية بياناتها بسبب عدم إدراك الموظفين لمسؤوليتهم عن الفوضى الرقمية، المتمثلة بانتشار الوثائق والملفات الرقمية دون التفكير في العواقب الأمنية. ووجد تقرير عالمي أعدته كاسبرسكي لاب بعنوان “ترتيب الفوضى الرقمية في الشركات” عدداً من الصلات التي تربط بين قيام الفوضى الرقمية في العمل والعادات البشرية المعيشية التي تقف وراءها، مثل ترتيب الثلاجة. وكشف التقرير عن أن 95% ممن يرون ثلاجاتهم مرتبة أو مرتبة إلى حدّ ما قالوا الشيء نفسه عن حياتهم الرقمية في العمل.
وتشتمل الفوضى الرقمية على الملفات والمستندات والبيانات التي يتم إنشاؤها في العمل دون أن يكون للشركة رؤية كاملة لها أو تحكم في طريقة تخزينها أو ضبط للوصول إليها. ويخّزن 72% من الموظفين مستندات في العمل تحتوي على بيانات شخصية أو حساسة، إذا انكشفت إلى الغير فإنها قد تتسبب للشركة في أضرار مالية أو تتعلق بالسمعة، وهي أضرار قد تلحق بالموظفين والعملاء.
وتُعدّ معالجة الفوضى الرقمية تحدياً يواجه الشركات، لكن أهم الخطوات اللازمة للتصدّي له تتمثل في معرفة المسؤول عنه. ويرى ما يقرب من ثلاثة أرباع الموظفين (71%) أن قادة الأعمال أو فرق تقنية المعلومات أو فرق الأمن الرقمي، وحدهم، ينبغي أن يتولوا المسؤولية عن ضمان منح حقوق الوصول المناسبة إلى البريد الإلكتروني والملفات والمستندات. لكن المشكلة تكمن في وجود مجال للخطأ البشري بالرغم من أن فرق تقنية المعلومات والأمن قادرة على التحكّم في منح الموظفين إمكانية الوصول إلى الملفات والمجلدات أو منعهم منها. ويمكن للموظفين، سواء كان ذلك الخطأ بقصد أو من دون قصد، يمكن للموظفين إعطاء زملائهم في العمل، أو آخرين خارج العمل، إمكانية الوصول إلى بيانات الاعتماد الخاصة بهم أو تجاوز مسؤولي تقنية المعلومات بأدوات جديدة خاصة بتنسيق الأعمال. وينبغي للموظفين، في ظلّ عملهم على إنشاء مستندات متعددة والعمل المتزامن عليها مع زملائهم، تحمّل مسؤولية أفعالهم التي قد تتسبب في حدوث الفوضى الرقمية.
